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2004-06-11

GESTIÓN DOCUMENTAL

Los expertos en esta cosa del management (como Dogbert) saben que uno de los principales problemas con los que se encuentran las empresas es el de la comunicación y el flujo de la información.

Cada uno de los departamentos tiende a acumular información impidiendo que los demás conozcan hechos vitales para su funcionamiento. El proceso individual y personal de reservarse datos como forma de aumentar el poder, hacerse imprescindible, se va acumulando a nivel departamental hasta construir una organización en la que cada sección se asemeja a un agujero negro del que nada sale y que engulle toda la información que le llega del exterior.

A mí me han llegado a decir cosas como que la información "es confidencial" al pedir datos para diseñar un programa de gestión documental. Solución: lo diseñé de modo que el usuario tiene que definir hasta el tipo de datos que quiere introducir antes de siquiera introducir una coma.

Doble trabajo para ellos.

Los gurús del management proponen múltiples soluciones para este problema.
Una de las mas efectivas (y caras) consiste en crear una "Cultura de la organización" que prime la colaboración y la comunicación.

Otra solucion es adaptar una estructura organizacional adecuada que obligue de manera casi "estructural" a que la información fluya libremente estableciendo canales formales de comunicación que complementen o se solapen con los canales informales.

Y otra solución es la adoptada por mi jefe: contratar un mínimo del 90% de la plantilla de sexo femenino.

La suposición es muy sencilla: dada la proverbial verborrea del citado género, les debe ser muy dificil permanecer calladas mucho tiempo con lo cual la información fluye libremente.

Esta aproximación tiene un "pequeño" problema. Lo que fluye por el canal es información muy redundante y con muchísimo ruido.
Con muchísima basura.

Por poner un ejemplo: el servidor de correo está colapsado con fotografías, cada una de más de 10 Megas, con las fotos de los Adorables-RetoñosTM de las empleadas.
Cuando el citado servidor dice ¡basta! y cae definitivamente, adivinen ustedes de quién es la culpa.
Empieza por "Departamento" y acaba por "informático".
Y no se les ocurra bloquear en el servidor los correos con más de 300 Kb porque entonces pasarán directamente una queja a dirección porque el correo electrónico simplemente "no funciona".

Inquinas personales, amistades-enemistades (depende de la época del año), puñaladas traperas y demás "lindezas" de la comunicación interpersonal fluyen libremente con "retazos", "tropezones" de diminutas partículas de información relativa al negocio que nos ocupa.

Y muy a mi pesar, estoy absolutamente desarmado en este ambiente. Los dobles mensajes, las insinuaciones, la comunicación no-verbal, los significados ocultos en las reuniones se me escapan totalmente.
Cuando hablan dos mujeres, ambas responsables de sus respectivos departamentos, no pillo ni una.
Hablemos de temas técnicos, hablemos de diseño de software, de arquitectura del sistema, de lenguajes, de sistemas operativos, les configuro el correo, les pongo la foto de sus Adorables-RetoñosTM de salvapantallas, lo que quieran.

¡Pero por Dios Bendito!, no me llamen a reuniones donde por cada hora de conversación se puede extraer una frase útil. Donde para acceder a esa frase útil hay que pelar capas y capas de una cebolla maloliente. Y cuando al fin llega esa frase útil... es un insulto.

Y con estos mimbres yo estoy haciendo una Intranet Corporativa de gestión documental.

Así que me he construido mi propia singularidad desnuda pero al revés. Yo soy un agujero blanco que tan solo emite información técnica. Pregunten lo que pregunten, digan lo que digan, hagan lo que hagan. Cuando me enseñan las fotos de los Adorables-RetoñosTM hago comentarios sobre la resolución, los pixels, el enfoque.

Y si los traen a la oficina "in person", ni me acerco, total, lo que no tiene botones no es interesante.

No hay otro modo.

Estupidiario y otras cosas | jomaweb | 19 Comentarios | Enlace


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Comentarios

1
De: fernand0 Fecha: 2004-06-11 09:06

Siempre me he preguntado si no sería razonable habilitar un foro público (o varios) interno en la empresa donde se pudieran publicar ese tipo de cosas libremente. De esta forma, el correo podría descargarse de basura, o al menos se podría justificar la limitación de tamaño en los mensajes (salvo, quizás, para empleados que lo necesiten para enviar planos y cosas así). Supongo que también tendría consecuencias en cuanto al fortalecimiento de lazos entre los empleados, pero no lo se.



2
De: jomaweb Fecha: 2004-06-11 09:35

Dile tu a mi jefe que pongo un servidor dedicado a las fotos de los crios.

Las voces se pueden oir hasta en sebastopol.



3
De: Oier Fecha: 2004-06-11 10:27

¿Sin botones no es interesante? Vaya, voy a dejar las cremalleras definitivamente.

Por cierto, ¿Fotos de 10MBs? ¿Qué cámaras tienen?



4
De: Epaminondas Pantulis Fecha: 2004-06-11 10:45

Me parece estrafalario achacar exclusivamente la culpa de las fotos mastodónticas a las empleadas. ¿Es que en tu empresa no circulan los Powerpoints con amables señoritas del Playboy, o los empleados no tienen hijos?




5
De: mp Fecha: 2004-06-11 11:28

Epaminondas:

bueno, los powerpoint esos no son tan grandes...

Joma:

supongo que no tienes ninguna posibilidad de sugerir que compriman los anexos y que se acepte de buen grado...



6
De: jomaweb Fecha: 2004-06-11 12:50

¿comprimir?

Todavia estoy llorando de la risa porque ayer me pidieron un CD-R para grabar sus datos.

Sin grabadora.

Arrastraba la carpeta "Mis Documentos" al CD-ROM y pretendía pasarlos al CD.

Y todavía se mosqueaba porque no le dejaba grabar.

si les pido comprimir les va a sonar a "comprimido". Y lo mismo se toman una pastilla o algo.

Epaminondas, para un empleado que trae fotos de los crios hay 10 empleadas que no solamente las traen sino que las difunden masivamente.

Y no, no circulan powerpoints de señoritas del Playboy.



7
De: QuasaR Fecha: 2004-06-11 14:16

Existe un problema similar con el tema de la documentacion pero algo mas primitivo. Ta vez el paso previo en la evolucion de la gestion documental sea la organizacion de esa documentacion en carpetas.
Logicamente, y siguiendo en esa linea, la gestion y organizacion de esas carpetas, su contenido y el establecimiento de los permisos siampre andan lejos del informatico. Se hace sin el, y el informatico es un mero traductor de lo que se pide.

Y donde esta el problema?????. Pues que la gestion de los permisos de las carpetas y muchas veces, la propia informacion sigue casi mas fielmente un sistema caotico que un sistema organizado.

No se porque se empeñan los cientificos en intentar demostrar teorias del caos con cuerpos fisicos con millones de particulas. Seria interesantisimo un estudio sobre algunos de estos sistemas organizativos para explicar las susodichas teorias. Pero claro, en sistemas algo mas simples.

Pero ojo, solo algo mas simples porque sin ir mas lejos, aqui el plutoniano, puede poner un ejemplo totalmente real sufrido en sus carnes (pego):

C:DOSI
3.062.014.087 bytes
20887 archivos, 2644 carpetas

Por cierto que lo de DOSI viene de (Departamento de Organizacion y Sistemas de la Informacion.

No se me ocurre nada que explique directamente estas situaciones. Simplemente me sale un: "que dios nos pille confesados...."

PD: Lo de si existe dios y/o la confesion es otra historia.



8
De: Abonkk Fecha: 2004-06-11 14:27

Felicidades. Uno de los mejores post que he leido últimamente por varios motivos.
Es gracioso como esas series para gente de ciudad que ponen despues de las noticias.
Y es sorprendente conocer la realidad cotidiana de la gente permanentemente atareada que vive en las ciudades.

Por cierto, ¿No teneis jefes? Puede que sea un ingenuo pero si un pez gordo les manda a todos decir todo lo que saben de las empresas y los negocios y todo eso, se acabó el problema, ¿no? Enfín, creo que soy basbante ingenuo proponiendo esto.

Aio.



9
De: Abonkk Fecha: 2004-06-11 14:27

Felicidades. Uno de los mejores post que he leido últimamente por varios motivos.
Es gracioso como esas series para gente de ciudad que ponen despues de las noticias.
Y es sorprendente conocer la realidad cotidiana de la gente permanentemente atareada que vive en las ciudades.

Por cierto, ¿No teneis jefes? Puede que sea un ingenuo pero si un pez gordo les manda a todos decir todo lo que saben de las empresas y los negocios y todo eso, se acabó el problema, ¿no? Enfín, creo que soy basbante ingenuo proponiendo esto.

Aio.



10
De: jose Fecha: 2004-06-11 20:56

Muy buen artículo. No puedo evitar comentar lo que pasa en mi empresa (rectifico, la empresa donde presto mis servicios). Aquí el correo lo tenemos bloqueado a 500 kb. así que yo que trabajo con grandes bases de datos tengo que estar todo el día haciendo virgerias para poder recibir y enviar ficheros, ya que (aunque estoy en la parte técnica) no estoy en el Departamento que asigna permisos, que tiene una extraña teoria de café para todos. Por otro lado en la red local no tenemos casi espacio común, así que últimamente he comenzado a imprimir los correos electrónicos que recibo y a guardarlos en carpetas en los armarios (porque el *.pst no me cabe en la red y mi disco duro lleva un mes haciendo unos ruidos que no presagian nada bueno). Pero mi gozo en un pozo, ha comenzado un nuevo programa de eliminación de armarios y no sé como guardaré mi correo (creo que es el primer paso para llegar a lo que Dilbert llamaba el telecubículo).
Por cierto ¿comó hacen en mi empresa para pasarse la fotos y demás chorradas?. Allí si que saben comprimir, así que en ocsasiones te llegan de momento 10 o 20 correos con zips trozeados; y si es más grande el reportaje, no pasa nada se comparte el disco duro local y se envía la dirección por correo a los amigos para que entren y vean; y si es el jefe se imprimen en la impresora a color (por cierto hemos llegado a imprimir cuadros en el plotor a A0 para un jefe.)
Ahí se me olvidaba en mi empresa también quieren mejorar la comunicación con un foro, pero no arrancan ya que han obligado a que en cada foro haya un responsable que lea todos los mensajes antes de su publicación y dé el visto bueno, y nadie quiere ser responsable de ningún foro.



11
De: jomaweb Fecha: 2004-06-11 21:51

Ya veo que en todas partes cuecen habas.

Tengo una pila de historias para contar al respecto del tema pero no sé si primero voy a defenderme de las acusaciones de misoginia y machismo que me han lanzado en privado un par de lectoras de esta bitácora.



12
De: fernand0 Fecha: 2004-06-13 14:40

jomaweb: depende de si tu jefe sabe el tráfico de fotos que hay o no, y si quiere remediarlo o le da lo mismo ;). Estoy con Pantulis: fotos de críos, pps con chistes, mujeres ligeras de ropa....



13
De: catuxa Fecha: 2004-06-14 17:10

Aunque la gestión documental es uno d emis temas favoritos me parece que has enfocado el asuto desde un punto de vista sesgado y machista.
Para que la información fluya en un organismo es preciso, no solo un buen gestor documental, sino un eficiente departmento o responsable de gestión del conocimiento. Donde toda la organización tenga acceso a diferentes niveles de "conocimiento", "datos" y "documentos", y si en tu organización es tna importante describir una categoria de "adorables retoños", habrá que hacerlo para que no se colapsen el resto.



14
De: jomaweb Fecha: 2004-06-15 08:14

Mucho hemos tardado hasta llegar a esta posición.

La verdad es que estaba contando los posts que iba a tardar en aparecer alquien con esta opinión.

Y como es natural, tengo la respuesta ya preparada:

Describamos categorias para todos los tipos de información que fluyen en la empresa y nos dedicaremos todos a tocarnos la barriga en vez de trabajar, que es por lo que se nos paga.

Los adorables retoños, las señoritas del playboy en paños menores y demás basura NO SON OBJETO DE DESEMPEÑO EN NINGUNO DE LOS DEPARTAMENTOS, con lo cual si alguien es despedido por ello no se rasgue las vestiduras después.

Tolero un tráfico, pongamos por caso de un 20% a un 30% de esta "basura" siempre y cuando no comprometa el uso eficiente del sistema del cual soy responsable, pero cuando la cosa pasa de castaño oscuro se corta de raíz.

No se puede tolerar que un servidor de correo se colapse a diario con basura y que encima las responsabilidades se achaquen al departamento informático.

Y al respecto del machismo.

Si el 90% de los empleados son mujeres y de este 90% el 90% se dedica a divulgar dicha basura y yo lo afirmo...¿eso es machismo?

Máxime cuando el 10% restante no lo hace.

Eso no es machismo, es estadística.



15
De: pj Fecha: 2004-06-15 10:39

Machismo es extrapolar esa estadística al 100% de las empresas.

No digo que lo hayas hecho, pero si alguien al leerte se lleva la impresión de generalizas te va a tachar de machista O:)



16
De: Fernando Fecha: 2004-06-15 20:52

Eso del machismo es la excusa más tonta que he visto para censurar a alguien que censura con razón...

Y el tema es tan claro como que en mi empresa no se nota tanto el correo basura (de cualquier tipo) como en administración... donde mira tu por donde la absoluta mayoria son mujeres...

Jo* si hasta mi moza que queja cuando sus amistades le mandan sólo basura... parece que es más fácil mandar chorradas indiscriminadamente que cosas con sustancia (en lugar de acordarse de uno y mandarle un "!hola!, ¿qué tal?" hacen un fw a todos los contactos...)

Yo tengo la opinión de que los ordenadores son máquinas, no electrodomésticos... y en el trabajo son HERRAMIENTAS para trabajar... en casa que cada uno haga lo que le plazca: en en trabajo no.

¿Por qué soy asi de tajante?: porque cuando hay un problema yo soy el que tiene que solucionarlo, pero no tengo ni voz ni voto para "corregir" o "aconsejar" las buenas prácticas que evitan los problemas...

Que cada uno se mire al espejo antes de soltar más estupideces. Jomaweb es alguien que sabe hacerlo.



17
De: jomaweb Fecha: 2004-06-21 13:25

¿tendrá algo que ver que las mujeres son más orientadas a la relación y los hombres más orientados al objetivo?
O sea, que las mujeres tienden a comunicar aunque no haya nada que comunicar....

uy, eso es el post de hoy 21 de Junio



18
De: d4space Fecha: 2005-02-27 16:33

space



19
De: 11958 Fecha: 2005-02-27 16:34

No digo que lo hayas hecho, pero si alguien al leerte se lleva la impresión de generalizas te va a tachar de machista O:)



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